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Informationen zur Durchführung einer Erhebung mit dem Inventar zur Erfassung von Gesundheitsressourcen in der Arbeit (IEGA-2019) in Verwaltung und Wirtschaft

Das Inventar zur Erfassung von Gesundheitsressourcen in der Arbeit (IEGA) ist ein Instrument zur Beurteilung der psychischen Beanspruchung von Beschäftigten auf dem Hintergrund ihrer Arbeitsverhältnisse in Betrieben und Unternehmen in Verwaltung und Wirtschaft.

Es erlaubt die Ableitung unterstützender Maßnahmen für Beschäftigte und Führungskräfte sowie von Schlussfolgerungen für die Arbeits- und Organisationsgestaltung vor allem unter Gesundheitsaspekt. 

Die folgenden Informationen sollen Ihnen helfen, die Befragung mittels IEGA in Ihrem Betrieb bzw. Unternehmen zu planen und praktisch durchzuführen:

Die wichtigste Voraussetzung für die erfolgreiche Nutzung von IEGA ist die gründliche Klärung von Anliegen und Zielsetzung der Befragung durch die die Geschäftsleitung. Dabei sollten die Beschäftigten und deren Vertreter unbedingt einbezogen werden.

Entscheidend ist, dass alle Seiten bereit sind, sich mit den Verhältnissen gründlich auseinanderzusetzen, gemeinsam Schlussfolgerungen abzuleiten und an der Umsetzung von Maßnahmen mitzuwirken. Wird der Klärung zu diesem Zeitpunkt zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt, steht die erfolgreiche Zielerreichung frühzeitig in Frage. Wir empfehlen, an dieser Stelle bereits ausgebildete IEGA-Moderatoren einzubeziehen, da diese die Betriebe und Unternehmen im Vorgehen beraten und zu vielen praktischen Fragen Auskunft geben können.

Die Nutzung von IEGA sollte nur erfolgen, wenn eine breite Befürwortung durch die Leitung sowie die Beschäftigten besteht.

Die Führungskräfte der einzubeziehenden Arbeitsbereiche und Abteilungen sowie die Geschäftsleitung müssen sich entscheiden, ob sie zu ihrem Führungsverhalten Selbsteinschätzungen vornehmen und Fremdeinschätzungen aus dem Kreis der Beschäftigten einholen oder darauf verzichten möchten.

 

Hinweise zum weiteren Vorgehen:

1. Ansprechperson im Betrieb/Unternehmen

Die Befragung mittels IEGA wird durch das Institut COPING (in Österreich) organisiert und erfolgt internetbasiert. Für die Durchführung ist es erforderlich, eine Ansprechperson im Betrieb/Unternehmen zu haben. Es sind mit dieser Funktion nur wenige Aufgaben verbunden, die allerdings zuverlässig erledigt werden müssen, damit die Erhebung geordnet und effizient ablaufen kann. Die Ansprechperson sollte auch in der Lage sein, die betriebs-/unternehmensinterne Organisation zu gewährleisten.

2. Anmeldung bei COPING

Spätestens nachdem sich der Betrieb/das Unternehmen für die Nutzung von IEGA entschieden hat, nimmt die Ansprechperson Kontakt zu COPING auf und übermittelt die Daten des Betriebs/des Unternehmens, für die Anmeldung. Damit wird COPING beauftragt, die Befragung mittels IEGA vorzunehmen, und es wird die geltende Preisliste akzeptiert. Der Abschluss eines gesonderten Vertrages ist nicht vorgesehen.

Es ist die Übermittlung folgender Angaben an COPING erforderlich:

  • Vollständige Adresse des Betriebes/Unternehmens sowie bei nicht-österreichischen Nutzern – falls vorhanden – die Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer)
  • Falls es sich um einen Betrieb/ein Unternehmen mit mehreren Arbeitsbereichen/Abteilungen bzw. Standorten handelt, für die gesonderte Ergebnisse ausgewiesen werden sollen: Namen der Arbeitsbereiche/Abteilungen bzw. Standorte
  • Anzahl der Beschäftigten (einschl. Führungskräfte) für jeden Befragungsbereich, für den gesonderte Ergebnisse ausgewiesen werden sollen
  • Vor- und Nachnamen sowie persönliche E-Mail-Adressen der Führungskräfte, die zu ihrer Selbsteinschätzung Fremdeinschätzungen von den Mitarbeitern erhalten möchten (nach den Bestimmungen der DSGVO müssen wir die Zustimmung der Führungskräfte einholen, bevor wir deren persönliche Daten verarbeiten dürfen; wir nehmen dazu per E-Mail Kontakt auf, s. a. Datenschutzerklärung)
  • Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie Postanschrift des Ansprechpartners des Betriebs/Unternehmens
  • Gewünschter Zeitrahmen der Datenerhebung (vom ... bis zum ...)
  • Name und E-Mail-Adresse des Moderators/der Moderatorin, der/die die Anwendung von IEGA begleitet (falls Sie bereits einen solchen Kontakt haben; ansonsten siehe auch Moderatoren finden)

Senden Sie die Angaben per E-Mail an office@coping.at.

3. Durchführung der Erhebung

Ca. 1 Woche nach der Anmeldung bei COPING erhält die Ansprechperson des Betriebs/Unternehmens mit der Post für jede/n einzubeziehende/n Beschäftigte/n einen Zugangscode in verschlossenem Kuvert. Führungskräfte, die Selbst- und Fremdeinschätzungen wünschen, erhalten (statt des neutralen) ein namentlich gekennzeichnetes Kuvert.

Nach der Ausgabe der Codes kann die Erhebung umgehend in Angriff genommen werden. Planen Sie dafür zumindest 2 Wochen ein. Die Ansprechperson des Betriebs/Unternehmens kann sich (mittels eines gesonderten Codes) während der Erhebung jederzeit über den Stand der Teilnahme informieren. (Wir empfehlen, die einbezogenen Beschäftigten regelmäßig darüber zu informieren, damit sich jede/r ein Bild vom Umfang der Teilnahme machen kann.) Eine Verlängerung des Zeitraums ist jederzeit möglich, z. B. wenn die Beteiligung zu gering erscheint.

Unmittelbar nach Bearbeitung des Fragebogens im Internet können alle teilnehmenden Personen ihre detailliert erklärten individuellen Ergebnisse einsehen und ausdrucken. Die Darstellungen ermöglichen die Ableitung von persönlichen Schlussfolgerungen für die Gesundheitsentwicklung im Zusammenhang mit der Arbeit. Die zusammenfassenden Ergebnisse der Erhebung werden dem Betrieb/Unternehmen innerhalb weniger Tage nach Abschluss der Befragung in einem Bericht per E-Mail übergeben.

Achtung:Die Zugangscodes sollten zuverlässig aufbewahrt werden, denn sie sind erforderlich, um die persönlichen Ergebnisse der Befragung erneut einsehen zu. Darüber hinaus wird in den Ergebnissen auch der Zugangscode für die Zweitbefragung mitgeteilt, die nach frühestens einem Jahr im Sinne einer Veränderungsmessung vorgenommen werden kann.

4. Auswertung im Betrieb/Unternehmen

Die Ergebnisse sollten im nächsten Schritt zunächst von der Geschäftsleitung bzw. den Führungskräften gesichtet und mit dem/der Moderator/in besprochen werden. Auf der Grundlage der Beurteilung der Ergebnisse ist dann die Weiterarbeit mit den Beschäftigten und deren Vertretern zu planen und vorzubereiten.

Wir empfehlen, neben der Präsentation der Ergebnisse auch deren gründliche Diskussion in den Arbeitsbereichen bzw. Abteilungen mit den Beschäftigten zu ermöglichen und gemeinsam Schlussfolgerungen abzuleiten. Zwischen der Übergabe des Berichts und der Auswertung mit den Beschäftigten sollten nach unseren Erfahrungen nicht mehr als ca. 6 Wochen liegen.

5. Evaluierung von Maßnahmen

Zur Evaluierung von Veränderungen kann IEGA ein zweites Mal im zeitlichen Abstand von zumindest einem Jahr eingesetzt werden. Der Betrieb bzw. das Unternehmen erhält auch dazu einen Ergebnisbericht, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen.

Die Zweitdurchführung kann ohne Rücksprache mit COPING in Angriff genommen werden. Nach Mitteilung des Abschlusses der Zweitbefragung wird der Bericht per E-Mail zugesandt.

 

Die Preise für die Durchführung der Erhebung mittels IEGA können der aktuellen Preisliste entnommen werden.